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XXXX医药有限公司

计算机系统操作规程

1目的

文 件 编 号：Q/QS－WI－18

版本号/修订号： A / O

生 效 日 期： 2013年12月1日

页 次： 1-4

根据《药品经营质量管理规范》（卫生部令第90号）和公司《质量管理手册》文件的总体要求，特制

定本操作规程，以指导各岗位人员在药品经营过程中熟练操作计算机系统软件。

2范围

本制度适用于公司需要操作计算机系统的全体工作人员。

3责任

各岗位计算机操作人员对本SOP的实施负责。

4内容

4.1权限的设定

公司所用的计算机系统软件为《恒润·财贸通-药业版》，质量管理部指定人员用授权的账号和密码进

入财贸通-药业版系统，依此选择系统维护-系统管理-用户口令权限设置，按照附件1～附件5对各岗位

人员权限进行设定。

4.2基础资料的录入

质量管理部指定人员在基本资料及期初项下按要求分别录入商品资料、单位资料、职员资料、仓库资

料、科目资料、部门资料、地区资料、经营范围等资料。

4.3计算机系统GSP流程操作

4.3.1首营企业和首营品种的审批

采购员准备好厂商资料和药品资料，经业务部经理审核（必要时组织实地考察，审查核实）后交由质

量管理部审核，审核通过后将单位资料和商品资料录入计算机系统，同时在单位资料中或者商品资料-其

他资料中手动生成首营企业审批表、顾客资格审核表和首营品种审批表，生成后进入GSP管理-GSP报表

综合查询-采购进货-首营企业审批表、首营品种审批表和销售与服务-顾客资格审核表对资料进行完善。

业务部经理、质管部经理、财务部经理、总经理依次在首营企业审批表、首营品种审批表、顾客资格审核

表签署同意并用授权的账号和密码签字。

4.3.2制定采购订单及采购

首营资料审批合格后，由采购员在采购管理-采购合同中制定采购订单，确认无误后点击单据过账。

采购员待订单药品验收入库后，用授权的账号、密码进入财贸通软件单击GSP管理-GSP报表综合查询-采

购进货-药品采购记录，对自动生成的采购记录进行审核，选中相应采购记录，单击记录上方的审核报表。

有采购退货的情况，采购员单击采购管理-采购退货单制定采购退货单，确认无误后点击单据过账。

4.3.3到货药品收货

药品到货后，收货员根据随货同行单和到货实物，用授权的账号、密码进入财贸通系统点击采购管理

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计算机系统操作规程

文 件 编 号：Q/QS－WI－18

版本号/修订号： A / O

生 效 日 期： 2013年12月1日

页 次： 2-4

-采购订单历史查询，选择查询品种、供应商和查询日期范围，找到相应采购订单，核实采购订单与随货

同行单和实物是否一致，确认货、账、票相符后收货并做收货记录，收获记录由采购合同自动生成，收货

员进入GSP管理-GSP报表综合查询-验收入库-验收记录-收货记录，找到对应自动生成的收货记录，将收

货记录补充完整，补充内容包括：生成日期、批号、有效期至、到货日期；冷藏药品还需填写到货温度和

运输工具。如果单个品种订单数量较大，来货时为多个批号，则收货员需按对应批号数量修改收货记录，

补充或修改完收货记录，收货员选中该单据并单击收货记录上方的审核报表。

4.3.4验收入库

收货员收货后，将药品放入相应的待验区，并在随货同行单上签字后交给验收员。验收员验收合格后，

用授权的账号和密码进入财贸通系统，单击采购管理-采购入库单，填写采购入库单，完成后由保管员对

单据进行过账。验收入库后，验收员用授权的账号、密码进入财贸通系统，单击GSP管理-GSP报表综合

查询-验收入库-验收记录-采购药品验收记录，找到相应自动生成的采购药品验收记录，双击进入填写合

格数量、质量状况、验收结论，签字后保存该记录，选中该记录单击审核报表。有销售退货的情况需做销

售退货验收记录，操作与普通验收记录操作一致。

4.3.5储存与养护

保管员每月月底对在库品种进行盘点，保管员用授权的账号、密码进入财贸通系统，单击库存管理-

库存盘点单，选择仓库后选择“只列出库存不为零的商品”，单击确定。将显示出的库存商品与实际库存

进行核对。

养护员每月对库存药品进行养护并做养护记录。养护员用授权的账号、密码进入财贸通系统，单击

GSP管理-GSP报表综合查询-储存与养护-库存药品养护检查记录，单击新增报表项-调库存批次-从当前库

存调出符合条件的商品，单击确定，审核后保存记录。

4.3.6销售

销售员用授权的账号、密码进入财贸通系统，单击销售管理-销售出库单开出销售出库单，复核员出

库复核后将出库单过账，有销售退货的情况，销售员单击销售管理-销售退货单开出销售退货单。单据过

账后做销售记录，单击GSP管理-GSP报表综合查询-销售与服务-药品销售记录，找到相应的销售记录，

双击进入确认无误后审核报表。

4.3.7出库复核

出库复核员对销售药品进行出库复核，确认无误后对相应单据进行过账操作。并单击GSP管理-GSP

报表综合查询-出库与运输-药品出库复核记录，找到相应自动生成的药品出库复核记录，双击进入，确认

无误后点击审核报表。