2024年5月2日发(作者：魔兽争霸3手机单机版)
电子邮件系统管理规定（初稿）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范公司电子邮件系统管理，确保邮件系统安全、高效
运行，增强公司员工对邮件账号使用的责任意识，规范用户使用邮件系统的行为，
特制定本规定。
第二条 总公司、分公司、中心支公司和营销服务部的正式员工均可通过
向人力资源部申请使用公司电子邮件系统。用户在使用公司邮件服务前，必须通
过邮件系统与公司签订《天安财产保险股份有限公司邮件服务协议》（详见附件
一）。该协议对公司邮件用户具有法律效力，用户需对自己使用邮件的行为承担
法律责任。如果用户不确认该服务协议，公司将不为其提供公司邮件服务。 （此
部分为过去09年公司颁布的，需不需对内容重新考虑）
第三条 公司尊重并保护用户通过邮件系统保存或收发的任何个人隐私，
不公开、编辑或透露用户的邮件内容。但是，作为公司邮件，不建议用户使用其
保存或收发与个人隐私相关的文档、图片或资料。
第四条 公司邮件系统用户使用邮件系统传输资料时，注意保护公司机密
资料。同时不得利用邮件系统进行任何不利于公司利益的行为。
第五条 所有电子邮件系统用户均可对公司邮件系统内的用户接收和发
送邮件。
第二章 邮箱类型及相应权限功能
第六条 公司邮箱分为：机构邮箱（包括总公司、分公司、中心支公司三
级机构）；部门邮箱（包括总公司、分公司、中心支公司下设的各职能部门）营
销服务部当时也是按部门考虑的；总公司部门负责人、分公司以及中支公司负责
人邮箱；部门室主任或项目组负责人以及普通个人邮箱。（这里列成明细）
第七条 全系统中的机构邮箱的管理责任由各级机构负责人承担。
第八条 全系统中的部门邮箱实行邮箱责任人管理，并在邮件系统中体现
责任人的姓名。各级机构必须指定部门内专人负责管理部门邮箱，以增强用户对
邮箱使用的责任意识。（还继续使用）
第九条 所有电子邮件系统用户均可以发送和接收电子邮件。
第十条 为了规范邮件系统用户权限，公司已按照邮箱类型进行了统一设
置，详见附件二。
第三章 电子邮件系统管理部门职能
第十一条 总公司信息技术管理部负责公司电子邮件系统的建立、管理和维
护。
第十二条 总公司人力资源部负责审核用户邮箱及相关信息的开通、修改和
注销。
第十三条 总公司办公室有权对使用公司电子邮件系统收、发存储的各类文
档实施检查或备份。
第十四条 分公司人力资源部门负责汇总并审核本公司用户邮箱及相关信
息的开通、修改和注销（表格详见附件三～六），并于每月10日、20日、30日
报总公司人力资源部审核，审核通过后交信息技术管理部落实。
第十五条 信息技术管理部开通邮件账号后，将以电子邮件的方式将邮件地
址反馈给分公司人力资源部门，由分公司人力资源部门告知相应用户。（最好和
项军确认下，如果不是这样操作的建议不要写）
第十六条 新建邮件账号的缺省密码为“111111”，用户在第一次使用时必
须进行更改，并且保管好密码。
第十七条 用户如忘记密码，由分公司信息管理员汇总后，以联系单的形式
向总公司信息技术管理部申请密码重置为缺省密码。
第十八条 如有特殊事件需立即处理的，人力资源部直接以邮件通知信息技
术管理部，信息管技术理部负责落实并反馈。
第四章 电子邮件保留时间
第十九条 邮件系统全部采用IE浏览器访问webmail的方式工作，所有邮
件都保存在总公司的邮件服务器上。为保证邮件系统的良好运行，系统设置的邮
件保留时间为20天，超出规定时间时系统将自动删除邮件。
第二十条 当邮箱的空间占用达到100％时，将无法收取任何邮件，所以用
户应密切留意自己的邮箱空间占用情况，及时清理邮件。利用邮件系统提供的“邮
件下载”功能可以将邮件下载到本地机进行备份。
第五章 病毒邮件处理
第二十一条 为保证公司系统的安全，邮件系统设置了对邮件进行查毒的
机制，所有使用邮件系统收发的邮件都需进行病毒过滤。
第二十二条 当系统发现某邮件带有病毒时，会自动提示发件人，发件人
在收到提示邮件时，必须立刻停止使用邮件系统并对所使用的计算机进行杀毒。
第二十三条 邮件系统会自动记录出现病毒的用户，当此用户反复出现相
同情况时，总公司系统管理员将关闭该用户的邮箱。用户可与所在机构的信息管
理员联系协助对计算机杀毒，之后由信息管理员以邮件方式向总公司信息技术管
理部申请恢复邮箱的使用。
第六章 电子邮件系统使用要求
第二十四条 为减轻邮件服务器和网络的压力，群发邮件的内容应尽量简
明扼要，附件和图片也应该控制在邮箱权限规定范围内，凡发送邮件必须包含公
司保密性声明。
第二十五条 严禁利用公司邮件系统“群发邮件”功能发送与工作无关的
邮件。
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