2024年3月23日发(作者：win7安装版系统下载(非ghost))

邮件格式需要列123项

电子邮件，作为现代人最常用的正式交流方式，无论在校园还

是职场，都显得格外重要！联系导师，日常工作，申请问询等等，

细节决定成败，邮件恰恰是“陌生人”之间最主要的交流的方式，

而陌生人之间的互相“了解”往往见诸于透过屏幕的“第一印

象”。

因此，在邮件格式需要注意的事项如下：

1.邮件主题

这是经常被忽略的问题，没有主题的邮件经常被当成垃圾邮

件！还有一种比没有主题更可怕的是，主题直接是正文开头前X个

文字。这种邮件会让收件人感受到极度地不被尊重，对于一封邮件

最核心的地方都如此敷衍，这种看法会“牵连”整个邮件内容乃至

发件人。

邮件主题既有帮助收件人迅速了解邮件核心内容、节约阅读时

间的作用，还可以便捷收件人进行查找检索，因此有无主题，体现

了发件人能否换位思考的习惯和思维。

第一，通常情况下不要超过15个字，太长的主题很多邮件系统

无法完全显示。第二，主题格式：谁+想干什么事。

2.关于称呼

一定要有尊称，如尊敬的XX，敬爱的XXX，避免使用“亲爱

的”“崇拜的”等浮夸的词汇，本意是拉近关系，结果是画虎不成

反类犬。

3.关于问候语

一般用您好，显得更加尊敬。第一次邮件联系时，特别是向长

辈、领导、老师发邮件时，一般需表达“感谢您在百忙之中查阅邮

件”。虽然是套话，但能够彰显发件人的谦卑态度，打扰为歉。

4.正文一定要简洁

邮件不是情书，都是正式场合的交流工具，有的甚至有法律意

义，因此尽量化繁为简，一句话能说清楚的坚决不用两句话。

第一，简明扼要地写明身份，一个人的身份信息有很多种，姓

名、性别、年龄、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情

况等等。

第二，礼貌有度清楚地提出自身需求、沟通目的，礼貌指的是

言语不要过于张狂放肆，注意分寸，尽量委婉，特别是提出要求，

希望他人配合时；清楚指的是不要因为委婉，而云山雾罩，顾左右

而言他，弄得收件人一头雾水，这种情况下，即使收件人能够猜出

邮件目的，也可以不清楚为由拒绝，使发件人处于被动状态。

第三，提出自身需求之后，结语部分可以使用“期待您的回

复”等词句。如果邮件是请示、咨询，对时效有较高要求，一定要

在结尾明确期待回复的时间，并说明理由，避免过于生硬的语气。

5.祝福语

有两种格式：一是，此致，敬礼；二是，普通祝福语，如身体

健康、工作顺利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，

全部套用一个模板，又不要过分标新立异。

6.签名（落款）

当你是第一次给某人发邮件时，你的签名算是你的个人名片，

收件人可以在签名档里知道你的基本信息，如果有进一步的沟通，

可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。

如果正文中已经提到了个人联系方式等信息，就无需在落款中

再次提及。

7.用真实姓名作为邮箱昵称

发过QQ邮件的人都清楚，QQ邮箱的昵称就是QQ昵称。所以，

对于一封正式的邮件来说，要额外注意这个细节，修改邮箱的昵

称，建议用真实姓名。

8.关于收件人和抄送人

收件人是主送人，抄送人是指将邮件同时发送给收信人以外的

人。抄送的目的是让第三人知悉邮件内容，但一般不需要回复邮

件。

9.附件一定要列明

第一，附件要命名，而且出现多个附件时，要列明：附件一；

附件二。千万不要出现“新建文本文档”“新建Word”“新建表

格”等附件。

第二，附件如果是修改反馈文档，需标明修改人-修改日期-修

改方式，便于收件人查找管理。

10.发送邮件之前要检查

检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。

检查是否存在错别字、语句不通、逻辑不当之处。

检查格式是否美观，对齐、首行缩进、分段、字体、字号等属

于排版细节，均须注意。