2024年6月21日发(作者：)

技经济市场　

基于ＡＳ　Ｐ的中小学图书馆办公自动化系统设计　

陈志伟　

（福建教育学院图书资料信息中心，福建福州３５０００１）　

摘要：介绍了中小学图书馆办公自动化系统及其体系结构分析，并给出系统的功能设计和安全保障措施。　

关键词：中小学图书馆；办公自动化；ＡＳＰ　

１　引言　

作为中小学校的有机组成部分、学校教育和教学必不可少　

的条件，中小学图书馆以为教师教学、学生学习、提高教育质量　

和培养人才服务为宗旨，常被誉为学生的第二课堂。进入网络信　

息化时代，为坚持与教育信息化相适应，加快数字化图书馆的建　

设变得尤为重要。　

目前，中小学图书馆的办公方式大多仍为复杂繁琐、效率较　

低的手工办公方式，迫切的需要实现办公自动化。可以说，图书　

馆办公自动化将是图书馆发展的必然趋势，是时代发展的需要，　

同时又是数字化图书馆的一项重要内容，已经势在必行。　

办公自动化，简称ＯＡ（Ｏｆｆｉｒｃｅ　Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ），是利用一系列的　

办公设备和先进的通信技术，将日常办公过程和办公信息电子　

化、数字化、网络化，同时创造一个集成的办公环境，让所有的办　

公人员在同一个桌面环境下协同工作。它采用Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／ｌｎｔｒａｎｅｔ　

技术，基于工作流的概念，实现信息共享和数字化办公，从而达　

到方便管理决策、提高办公效率及办公质量的目的，特别是对于　

一

个功能模块。每个模块完成某一特定的功能，各个模块之间又相　

互协作运行，共同组成功能强大的办公自动化系统，使得图书馆　

＿［作人员信息共享十分方便，可以高效率地协同工作。系统的功　

能结构图如下所示：　

３．１人事管理　

人事管理用于记录图书馆工作人员的详细档案，除个人的　

基本信息外，还包含历年的年度考核情况，奖惩、任免情况，以及　

工作期间的科研活动、培训进修情况。通过这些信息，可以在了　

解某个工作人员个人信息的同时，体现该人员参加工作以来的　

学习成长过程。人员按照部门登记保存信息，系统管理员可以设　

置部门及部门主管。部门主管可以修改本部门人员的信息，一般　

工作人员只能修改自己的信息。所有人都可以设置自己的信息　

是否公开，设置公开后可供其他人员查阅。　

３．２公文管理　

公文管理包括公文发送、公文接收及公文发送记录，可实现　

公文从形成、运转、办理、传递、存贮，最后转换为档案或销毁一　

个完整周期中的所有功能。　

公文发送：办公人员首先填写拟发公文的一些必填项及上　

传附件，再从部门人员库中选择该公文的接收人，最后设置公文　

是否允许转发后即可发送。支持一对一、一对多与部门发送及群　

发公文。　

公文接收：公文发送完成后，相关接收人可以从公文接收中　

些中小学有多个校区，方便各校区分馆异地办公。　

中小学图书馆办公自动化系统采用Ｂ／Ｓ（Ｂｒｏｗｓｅｒ／Ｓｅｒｖｅｒ结　

２系统体系结构　

构）的体系结构，即浏览器和服务器结构，应用程序运行于　

Ｗｉｎｄｏｗｓ　２００３　Ｓｅｒｖｅｒ服务器平台上，最终用户界面统一为浏览　

器，不需要再安装其他客户端软件，是标准的三层结构体系。具　

有硬件要求低、开放性好、操作简单、维护升级方便等优点。另　

外，系统采用ＡＳＰ（Ａｃｔｉｖｅ　Ｓｅｒｖｅｒ　Ｐａｇｅｓ）开发构建，使用ＳＱＬ　

Ｓｅｒｖｅｒ　２０００数据库存储数据。　

３系统功能设计　

中小学图书馆办公自动化系统主要分为人事管理、公文管　

理、信息交流、公告管理、会议管理、资产管理、财务管理、文件管　

理、办公用品管理、日程安排管理、工作日志管理、附件程序等几　

接收到已发送的公文。如该公文允许转发，接收人还可以转发给　

间顺序组接不同素材的过程。编辑软件提供了音频和视频等多　

个轨道，剪辑好的视频素材放入不同的视频轨，可进行包括转　

场、特效、合成叠加等特技处理。令人震撼的画面效果，就是在这　

过程中产生的，它取决于软件的功能和使用人员的创作意图　

及想象力。在节目的制作过程中，字幕的比重越来越大，它包括　

文字和图形两个方面。专业编辑软件制作字幕很方便，几乎没有　

一

节目编辑完成后，就可以输出回录到录像带上；也可以生成　

视频文件，有的软件可以直接刻录ＶＣＤ和ＤＶＤ。　

音视频输出到录像带上，对连接非线性编辑系统的录像机　

和信号接口的要求与输入时的要求相同。　

直接生成视频文件，要注意选择输出格式，中国地区电视使　

用的是ＰＡＬ制式，视频分辨率是７２０ｘ５６０。输出最好的质量当然　

是无压缩的ＡＶＩ，但文件容量实在太大；ＤＶ　ＡＶＩ输出的文件要　

小很多，４分钟７２０ｘ５７６的ＰＡＬ视频需要约１Ｇ空间；ＭＰＥＧ２是　

ｄｖｄ格式分辨率为７２０ｘ５７６，大约１５分钟占１Ｇ空间；ＭＰＥＧ１是　

ＶＣＤ格式，分辨率只有３５２Ｘ２８８，大约８０分钟占７００Ｍ空间。　

２０１０年第９期　

无法实现的效果，并且还有大量的模板可以选择。另外，视频编　

辑过程中，要注意图像、声音和字幕同步操作的问题，不然会出　

现声画两张皮，影响制作效果。　

５．３输出与生成　

。　

经济市场　

其他人员。部门主管可对接收到的公文添加批注及签阅意见，并　

支持手写电子签名和加盖电子印章。批阅后，公文的发送人可立　

即查看到批阅意见。　

公文发送记录：用于查阅已经发送的历史公文记录。　

３．３信息交流　

由系统管理员设置而成。　

新购进一批办公用品后，办公用品管理人需在“物品入库”　

中填写物品的名称、类别、说明、数量进行入库操作。工作人员需　

要申领办公用品时，可到“库存物品”中查找所需物品，如有找到　

且数量足够即在“物品申请登记”中填写物品申请单，若没有找　

到可在“暂缺物品登记”中填写所需物品的名称、说明、数量。　

办公用品管理人在“物品申领列表”中查看物品申请单，单　

击确定即同意物品申领。申请人领取实物后，在物品申请单上点　

击已领取即完成物品的领取操作；在“暂缺物品列表”中了解工　

信息交流用于１　作人员之间相互交流、相互讨论，实现实　

时、互动的文化共享。分为短消息、聊天室、论坛三个部分。　

短消息：相当于网上的短信功能，支持短消息群发及设定发　

送的日期时间。收信人从部门人员列表中勾选一个或者多个，发　

送时间为空则为即时发送。　

聊天室：工作人员在网上自由交流谈论的一个空间。进入聊　

天室后即可发言，可以发布公共信息，也可以和某人私聊。　

论坛：工作人员在论坛中发表一个主题或者提出一个问题，　

然后大家一起来探讨、解决问题等。　

３．４公告管理　

公告管理用于图书馆发布公告、通知、新闻等消息。部门主　

管可以设置消息的类别，直接发布消息；一般工作人员添加消息　

后需由部门主管审核后才可以发布。　

３．５会议管理　

会议管理用于管理馆内举行的部门会议，可以更好、更高效　

的组织管理会议。图书馆工作人员通过填写会议的名称、主题、　

内容、时间、地点、参加人员等信息发起一个会议。会议经部门主　

管审批通过后，系统将自动发消息通知会议参加人员。参加人员　

查看会议信息，并在会议开始前于会议签到栏中签到，有事不能　

参加的填写原因。会议结束后，参加人员都可以撰写会议记录或　

总结体会等，并允许相互评论以交流一ｔ２，得体会，有助于更好的领　

会会议精神。　

３．６资产管理　

资产管理用于记录图书馆的家具、仪器设备等资产信息，方　

便了解和掌握图书馆现有资产的基本信息及使用情况。包含资　

产名称、资产编号、分类号、购买日期、经手人、金额、资产管理　

人、存放地点等内容。部门主管添加本部门资产的信息以供所有　

的工作人员进行查询，在资产丢失、报废时，还需设置相应的标　

识。另外，资产管理模块还具备资产统计、打印、生成报表等基本　

功能。　

３．７财务管理　

财务管理包括图书馆的年度经费、决算以及各类经费的收　

支情况管理，可以做到数据清晰、票据完备以及账目公开。费用　

报销时需填写费用的使用用途、使用时间、使用人、证明人及备　

注说明，还需要将发票扫描后作为附件上传，部门主管审核通过　

并手写电子签字后才可以报销。财务管理模块支持各类数据的　

统计、打印及生成相应报表功能。　

３．８文件管理　

文件管理让工作人员存放一些工作中常用到的软件、文档　

等文件，支持自建目录功能以实现文件的分类存放。文件上传后　

默认为未共享，文件上传者通过从部门人员列表中勾选一个或　

多个人员来设置共享人员，以达到文件资源共享的目的。　

３．９办公用品管理　

办公用品管理促使日常办公耗材的申购、入库、保管、领取　

更加规范有序，便于办公用品管理人清点库存物品及查询、统计　

物品的领取情况。其包括物品入库、库存物品、物品申领登记、物　

品申领列表、暂缺物品登记、暂缺物品列表。办公用品的管理人　

２０１０年第９期　

作人员的物品需求，下次采购时可以参考。　

３．１Ｏ日程安排管理　

日程安排管理可以实现高效的时间管理，让工作生活变得　

更加有序。工作人员在日程安排管理中点击某一日期即可填写　

Ｅｌ程安排的内容、开始时间和结束时间，同时可以设置日程临近　

时弹出提示的提前时间及其频率。部门主管可查看本部门人员　

的日程安排，并可以对本部门人员的日程安排进行批示，增强部　

门主管与下属人员的互动性。　

３．１１工作日志管理　

工作人员在工作日志管理中记录近期的工作内容及工作步　

骤，撰写工作总结、收获、感想，或者对已完成工作的建议及改进　

措施等。通过工作日志，可以促使个人的工作能力和部门的协调　

能力得到很大的提升，也可以对以后的工作起到很好的指导作　

用。工作日志撰写人可以设置某日志是否共享、共享范围和是否　

允许评论，通过从部门人员列表中勾选一个或多个人员来设置　

可以查看该日志的人员名单。　

３．１２附件程序　

系统附带了一些常用的查询功能，有电话区号查询、手机号　

码归属地查询、邮政编码查询、ＩＰ地址查询，还有用于日期和时　

间查询的万年历及世界时间，另外，还带有一个记录与图书馆有　

联系的单位或个人名片的名片簿，方便需要的时候查询。　

４安全保障措施　

图书馆办公自动化系统操作简单，使日常办公更加方便、高　

效。为使系统正常、稳定运行，做好系统的安全保障措施至关重　

要。　

（１）计算机病毒对整个系统的影响和破坏都是巨大的，因此　

必须保证服务器以及客户端防火墙、杀毒软件的有效运行，抵御　

病毒入侵，保护系统安全。　

（２）由于ＷＥＢ服务是对整个网络开放的，为防止非法用户　

盗取合法用户的账号密码，从而进入系统篡改数据，必须增强办　

公自动化系统用户的账号密码安全。系统可设置ｕ盾与账号密　

码相结合才可以登录的方式来保护数据安全，同时，若没有ｕ　

盾，部门主管也将无法使用电子签名和盖章。　

（３）为防止服务器硬件损坏或人为操作失误造成的数据丢　

失，做好数据库的异地备份也是一项十分关键的工作。可以利用　

ＳＱＬ　Ｓｅｒｖｅｒ　２０００的数据库维护计划来实现自动备份，但必须定　

期检查备份情况，确保自动备份运行正常。　

参考文献：　

［１１　ｈｔｔｐ：／／ｂａｉｋｅ　ｂａｉｄｕ　ｃ０ｍ／ｖｉｅｗ／３８３６８　ｈｔｍ　

［２］王炬．图书馆办公自动化探讨卟四川图书馆学报，２００３（３）　

［３］边丽梅．公共图书馆ＯＡ系统构建探析【ＩＩｌ图书馆学研究，２００９（７）．　

［４］孙大权．基于ｗｅｂ的办公自动化系统在图书馆工作中的应用ｌＩ１＿科技　

情报开发与经济，２００８，１８（２１）．　

［５］蒋春林，苏林忠，楼宏青用ＪＳＰ搭建高校图书馆网络办公系统ｌｌ１ｌ图　

书馆论坛．２００６（１０）．　

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